Seleksi administrasi biasanya menjadi tantangan pertama yang akan dihadapi jobseeker ketika ingin mengikuti rekrutmen perusahaan. Pada proses seleksi awal ini Anda akan bersaing dengan ratusan bahkan ribuan jobseeker lain. Terlebih jika Anda mengajukan lamaran ke perusahaan favorit. Jangan ciut nyali dulu! Anda bisa pelajari bagaimana agar berkas Anda yang terpilih diantara ratusan bahkan ribuan berkas pelamar lain.
Seleksi Administrasi
Pada tahap seleksi administrasi, ada beberapa poin yang dilihat perusahaan untuk menyaring pelamar yang jumlahnya sangat banyak. Perusahaan akan melakukan seleksi berkas dengan melihat beberapa poin di bawah ini:
1. IPK dan Jurusan
IPK dan kesesuaian jurusan menjadi syarat utama yang paling mudah dilihat oleh perusahaan. Masing-masing perusahaan memiliki standar IPK minimum, biasanya minimal 3.00 atau 2.75. Latar belakang jurusan ditentukan sesuai dengan posisi yang dibutuhkan perusahaan. Oleh karena itu, sebelum Anda mendaftar pastikan kedua syarat ini sesuai dengan yang diminta perusahaan, karena jika tidak maka otomatis Anda telah gugur dalam seleksi berkas administrasi.
2. CV
Selain untuk melihat background akademik pelamar, CV juga memberikan informasi mengenai data pribadi, termasuk usia dan status perkawinan yang biasanya juga menjadi syarat khusus yang dicari perusahaan. Menurut Yun Indriaty, Resourcing PT. British Petroleum Indonesia, bobot CV biasanya dinilai berdasarkan aspek akademis pelamar, pengalaman (organisasi, magang, pelatihan, kerja), keahlian atau kemampuan khusus, serta prestasi. CV yang baik adalah yang informatif dan lengkap sehingga akan mampu mendeskripsikan sang pelamar. “Melalui CV ini perusahaan akan tahu gambaran umum sang pelamar,maka jual-lah diri Anda sebaik-baiknya melalui CV,” tutur Yun.
3. Surat Lamaran
Banyak perusahaan yang memandang surat lamaran atau cover letter sebagai bagian terpenting dari seluruh dokumen lamaran Anda. Karena itu penting sekali bagi Anda untuk menuliskan surat lamaran yang baik. Surat lamaran yang baik dapat menunjukkan kesan individual, singkat dan padat, rapi dan bersih, serta isinya mampu mendeskripsikan kemampuan dan minat Anda untuk menempati posisi tertentu. Iwan Sanoesi, SH. MM, HRD & Senior Manager PT. Albashia mengungkapkan, perusahaan melihat surat lamaran yang menarik jika mampu mendeskripsikan kelebihan dan kekurangan pelamar serta motivasi atau alasan mengapa pelamar tertarik untuk menempati posisi tertentu.
Gagal Dalam Seleksi Administrasi, Apa Sebabnya?
Berdasarkan penelusuran di ruang konsultasi karir ECC UGM, ditemukan bahwa banyak jobseeker yang sering gagal saat melewati tantangan pertama dari perusahaan ini. Seperti yang dialami Muhammad Hamid Mitarwan, salah seorang member ECC dari Yogyakarta. Dirinya mengeluhkan bahwa 80% lamarannya selalu gagal di tahap seleksi administrasi. Padahal Hamid selalu memenuhi semua persyaratan yang diminta perusahaan. Lalu apa yang salah?
Indra Priyahutama, Employee Selection Officer HCD Departement PT. Pamapersada Nusantara mengungkapkan, lebih dari 50% pelamar gugur di tahap seleksi Administrasi karena jurusan tidak sesuai dengan posisi yang dilamar. Jika semua persyaratan sudah sesuai namun tetap gagal, maka faktor lain menurut Yun Indriaty adalah pengalaman organisasi dan pengalaman kerja. Perusahaan akan melihat pengalaman kerja yang relevan dengan posisi yang dilamar serta pengalaman organisasi yang mendukung. “Jika pengalaman kerja atau organisasi Anda banyak namun tidak relevan dengan posisi yang Anda lamar, tentu Anda juga tidak memenuhi syarat, karena pengalaman Anda bukan yang dibutuhkan perusahaan,” tutur Yun.
Salah satu faktor penting dalam seleksi administrasi bersifat internal yakni kemampuan perusahaan dalam menangani seleksi rekrutmen, khususnya faktor sumber daya manusia, biaya dan waktu. Pertimbangan efisiensilah yang kemudian menjadi faktor pemicu dalam pemberlakuan shortlist kandidat di seleksi administrasi. Itu sebabnya seringkali ada keluhan yang mengungkapkan bahwa “Saya sudah memenuhi semua persyaratan namun mengapa tak lolos seleksi administrasi?”. Ketiga poin tadi mungkin akan menjawab pertanyaan tersebut.
PSIKOTES
Pada dasarnya, tes psikologi atau psikotes bertujuan untuk mengetahui kemampuan atau potensi yang ada dalam diri seseorang, sehingga tidak ada trik-trik khusus dalam tes ini. Menurut Psikolog ECC UGM Sri Muliati Abdullah, S.Psi, M.A, yang perlu dipersiapkan ketika menghadapi psikotest adalah hal-hal kecil yang mampu mendukung Anda dalam pengerjaan test, misalnya :
1. kondisi tubuh yang fit
2. pakaian yang nyaman, serta
3. kondisi mental yang siap tanpa tekanan stres
Yang dibutuhkan dalam psikotest adalah sikap yang tenang serta konsentrasi tinggi sehingga seringlah melatih konsentrasi dalam keseharian Anda. Jangan ragu untuk mengikuti workshop dan seminar tentang psikotes atau seleksi kerja.
GAGAL DI PSIKOTEST
Indra Priyahutama, Employee Selection Officer HCD Departement PT. Pamapersada Nusantara mengungkapkan, berdasarkan pengalaman selama melakukan rekrutmen perusahaan, sekitar 75% pelamar mengalami kegagalan di psikotes. Faktor kegagalan ini disebabkan karena karakter atau kepribadian pelamar yang digambarkan dari hasil psikotest ternyata tidak sesuai dengan karakter yang dibutuhkan perusahaan. “Soal psikotes masing-masing perusahaan rata-rata sama, tidak jauh berbeda, yang berbeda adalah cara perusahaan menginterpretasi dari hasil psikotes tersebut,” tutur Indra.
Cara interpretasi terhadap hasil psikotes ini mengacu pada core value perusahaan yang terangkum dalam karakter khusus. Karena itu, memahami karakter perusahaan juga menjadi kunci penting dalam menghadapi tantangan seleksi perusahaan. Jika jobseeker gagal pada tahap psikotest, bukan berarti Anda tidak mampu, karena bisa saja Anda bukanlah karakter yang tepat untuk menempati posisi tertentu.
Mengenai faktor kegagalan dalam psikotes ini, Ari Priambodo, Recruitment Staff PT. Adhimix Precast Indonesia setuju, bahwa banyak jobseeker yang gagal karena faktor karakter dan kepribadian yang belum matang. Ari menjelaskan, pada umumnya psikotes digunakan untuk melihat empat aspek dalam diri individu, yaitu intelegensi, aktualisasi, sosial, dan emosi. Dari keempat aspek tersebut, sebagian besar jobseeker gagal pada aspek emosi.
HR INTERVIEW
Pada tahap ini jobseeker akan menghadapi interview dengan psikolog. HR Interview pada dasarnya bertujuan untuk menggali kepribadian serta kemampuan personal pelamar secara lebih mendalam. Wawancara dengan psikolog merupakan cara perusahaan mengklarifikasi data dan hasil test yang ditemukan pada tahaptahap sebelumnya, misalnya pengalaman organisasi, pengalaman kerja, maupun karakter dan kepribadian pelamar yang digambarkan dari psikotes. Hasilnya akan disesuaikan apakah anda dapat disarankan atau tidak untuk menempati posisi yang ditawarkan. Seberapa besar potensi, kemampuan dan pengetahuan serta kepribadian yang Anda miliki akan sangat menentukan keberhasilan Anda dalam menembus tantangan perusahaan. Kenali diri Anda dengan sebaik-baiknya sebelum Anda “menjual diri” kepada perusahaan.
TIGA ASPEK BERIKUT INI YANG HARUS ANDA KENALI KETIKA AKAN MENGHADAPI HR INTERVIEW, YAITU :
Kepribadian (personality) : Berdasarkan penelitian NACE (National Association of Colleges and Employers), Amerika Serikat pada tahun 2002 yang melakukan survei terhadap 457 pimpinan perusahaan mengenai karateristik unggul seorang calon pekerja, ditemukan bahwa kepribadian unggul (Winning Charateristic) lulusan yang paling dicari oleh perusahaan adalah kemampuan berkomunikasi. Disusul dengan empat karakter lain yaitu kejujuran / integritas, kemampuan kerja sama, kemampuan interpersonal, dan beretika. (Sumber : http://nusantaranews.wordpress.com/2009/03/17/menjadi-suksespentingkah-ipk/). Beberapa karakteristik tersebut sering dijadikan tolak ukur perusahaan untuk menilai kepribadian calon karyawan. Jadi mulalilah kenali diri Anda dan berintrospeksi diri jika ada karakter Anda yang bersifat negatif dan dapat menghambat kinerja Anda.
Keahlian (Skill) : Aspek keahlian memiliki porsi cukup besar yang dipertimbangkan perusahaan untuk menerima calon karyawan. Beberapa keahlian yang mutlak harus dimiliki untuk terjun di dunia kerja saat ini adalah keahlian berkomunikasi, computer skill, dan berbahasa Inggris. “Jika ingin sukses melamar kerja, kemampuan berbahasa Inggris Anda tidak cukup hanya good, tapi harus excellent ”, tutur Sovi Septiana, Human Resources PT. Nestle.
Pengetahuan (knowledge) : Pengetahuan dan wawasan Anda merupakan modal penting yang dapat membantu Anda dalam menjawab pertanyaan pewawancara. Terutama, pengetahuan mengenai perusahaan dan posisi yang Anda lamar. Maka, perbanyaklah membaca dan mencari tahu mengenai perkembangan terkini seputar perusahaan maupun profesi yang akan Anda lamar.
KURANG PERCAYA DIRI MENJADI FAKTOR PENYEBAB KEGAGALAN HR INTERVIEW
Selain kemampuan berbahasa Inggris yang kurang, Sovi Septiana mengungkapkan faktor lain yang sering menyebabkan kegagalan dalam HR Interview, yakni kurangnya kepercayaan diri. Dari pengalamannya beberapa kali berhadapan dengan banyak jobseeker, Sovi mengaku bahwa kebanyakan SDM di Indonesia terlihat kurang pintar dalam “menjual diri” ke perusahaan. Sovi menduga, hal ini disebabkan oleh bentukan budaya ketimuran yang cenderung rendah hati dan terlalu menjaga kesopanan. Siapa sangka ini jutru membuat banyak calon karyawan menjadi kurang berani untuk bersikap proaktif, namun tidak agresif, selama proses interview.
USER INTERVIEW
Berbeda dengan HR Interview, User Interview adalah interview calon karyawan dengan officer perusahaan yang kelak akan memperkerjakan Anda. Jika HR Interview akan melihat kemampuan calon karyawan secara psikologis, maka user interview akan menggali kemampuan teknis calon karyawan. Pada tahap ini yang terpenting adalah Anda harus paham dengan bidang pekerjaan Anda. Pengetahuan teoritis dan praktis Anda akan diuji pada tahap ini untuk memastikan bahwa posisi yang Anda lamar sesuai dengan kemampuan teknis yang Anda miliki.Oleh karena itu, background jurusan terkadang menjadi faktor penting yang turut mendukung pengetahuan teknis sang pelamar. Misalnya untuk posisi Sales di PT. Hexindo Adiperkasa, Wildan Faturrahman, HR PT. Hexindo Adiperkasa menuturkan, tenaga yang dibutuhkan justru bukan dari lulusan Marketing, namun dicari dari Jurusan Teknik yang dianggap lebih paham dengan karakter produk yang berupa capital goods seperti alat-alat berat. Maka pastikan Anda mengajukan lamaran di perusahaan dan bidang yang tepat sesuai kemampuan dan pengetahuan Anda.
FAKTOR PENYEBAB KEGAGALAN DI TAHAP USER INTERVIEW
Menguasai banyak pengetahuan teoritis tentang bidang tertentu saja tidak cukup untuk terjun ke dunia kerja. Menurut Yun Indriaty, Resourcing PT. British Petroleum Indonesia, saat ini banyak ditemukan lulusan yang pintar secara teoritis namun kemampuan logis dan praktikal justru kurang. Padahal kenyataannya, apa yang akan dihadapi di dunia kerja jauh berbeda dengan yang dipahami secara teoritis di bangku kuliah, sehingga pengetahuan dan kemampuan praktis jauh lebih penting. Oleh karena itu, pengalaman organisasi, magang, maupun kerja menjadi modal penting yang dapat memberikan bekal kemampuan praktis bagi mahasiswa sebelum terjun ke dunia kerja. Jika Anda ingin lolos pada tahap ini, maka perbanyaklah belajar dari isu-isu riil yang kerap terjadi di dunia kerja. Pasalnya user akan banyak melontarkan pertanyaan yang bersifat aplikatif.
Selain menilai berdasarkan kemampuan teknis, user interview biasanya akan lebih bersifat subyektif daripada obyektif. Artinya, user benar-benar mempertimbangkan aspek kecocokan dengan Anda. Jadi pintar-pintarlah menarik perhatian calon atasan Anda ini, karena user akan mencari orang yang benar-benar “klik” untuk diajak bekerja bersama di perusahaan.
MEDICAL CHECK-UP / TEST KESEHATAN
Medical check-up biasanya menjadi tantangan terakhir yang akan dilewati jobseeker dalam rangkaian seleksi perusahaan. Selain pemeriksaan kesehatan secara umum, biasanya perusahaan juga mekaukan test darah dan urine. langkah ini penting untuk memastikan bahwa calon karyawan terbebas dari penyakit Hepatitis-B, TBC, jantung, AIDS, dan keterikatan pada narkoba. Untuk beberapa profesi tertentu, misalnya desain grafis, perusahaan juga mengharuskan karyawan bebas buta warna. Menurut Vaya Valensia, Asisten Analis Evaluasi Kinerja SDM PT. PLN (Persero), test kesehatan menjadi salah satu bagian terpenting yang sangat dipertimbangkan perusahaan dalam proses rekrutmen, karena kesehatan merupakan faktor terpenting yang akan mendukung kinerja karyawan di perusahaan nanti.
“Perusahaan, khususnya PT. PLN (Persero) memberikan kontribusi jaminan kesehatan bagi karyawan, sehingga perusahaan juga akan mencari karyawan yang bebas penyakit agar mampu berkontribusi maksimal kepada perusahaan”, lanjut Faya. Hal serupa diungkapkan oleh Retno Eko Sulistyo, Recruitment Staff PT. Dharma Polimetal. Menurutnya, dalam industri manufaktur, setiap detik adalah uang sehingga setiap karyawan dituntut untuk mampu bekerja cepat dan cekatan. Sehingga, kesehatan adalah modal utama yang mutlak harus dimiliki karyawan. Lebih lanjut Retno mengungkapkan, bekerja di industri manufaktur seperti PT. Dharma Polimetal misalnya, memiliki tingkat resiko yang tinggi, jadi kesehatan dan keselamatan karyawan adalah sebuah keharusan.
GAGAL DALAM TEST KESEHATAN
Vaya Valensia menuturkan, dalam beberapa rekrutmen PLN, banyak pelamar yang mampu melewati tahap psikotest dan wawancara dengan baik namun harus gagal di tahap test kesehatan. Yang sering terjadi, banyak jobseeker yang terbukti tidak mengalami gangguan kesehatan pada medical check up yang pernah dijalani, namun ketika menjalani test kesehatan perusahaan justru gagal. Perlu diketahui, bahwa kondisi tubuh yang akan di-check adalah tubuh pada saat hari dan jam ketika test kesehatan perusahaan tersebut berlangsung. Sehingga kondisi tubuh saat itu sangat mempengaruhi hasil test dan mungkin saja berbeda dengan hasil medical check up yang pernah dijalani sebelumnya.
Standar tempat Anda melakukan medical checkup dengan standar yang ditetapkan perusahaan juga bisa berbeda sehingga menyebabkan kegagalan. Apalagi, beberapa perusahaan besar melakukan pemeriksaan kepada calon karyawan secara cermat dan mendetil, hingga meliputi kadar lemak dan kolesterol. Maka salah satu kunci utama agar Anda sukses melalui pemeriksaan kesehatan perusahaan adalah menjaga agar kondisi tubuh tetap fit saat test kesehatan berlangsung.
BERIKUT BEBERAPA TIPS YANG PERLU DIPERSIAPKAN SEBELUM MENGIKUTI MEDICAL CHECK-UP PERUSAHAAN :
1. Hindari makanan pedas dan berlemak minimal satu minggu sebelum jadwal test kesehatan Anda
2. Perbanyaklah minum air putih dan buahbuahan minimal 2 minggu sebelum jadwal test kesehatan
3. Tidur cukup dan tidak terlalu larut minimal 1 minggu sebelum jadwal test kesehatan
4. Usahakan tidak mengkonsumsi obatobatan jenis apapun dalam waktu minimal 3 hari sebelum jadwal test kesehatan
5. Upayakan untuk menjaga tubuh tetap sehat dan fit hingga hari H pelaksanaan test kesehatan.
(Sumber : http://nyarikerja.com/tips-lolos-teskesehatan-medical-check-up-bumn-bank.html)